Judul Project Akhir

APLIKASI SISTEM INFORMASI PENJUALAN DAN PEMBELIAN

PADA CV. KARYA BANGUN WAHANA

TANGERANG

FASE I :

INFORMASI UMUM PERUSAHAAN

CV. Karya Bangun Wahana adalah salah perusahaan percetakkan yang ada di Tangerang dan memiliki tempat usaha sebagai tempat percetakkan yang beralamat di Jalan KH. Hasyim Ashari No.79 Kota Tangerang dan kantor sebagai tempat pengelolaan manajemen, adminstrasi, dan keuangan yang berlokasi di Jalan Anjelin II Blok B31 No. 16, Pondok Indah, Kel. Kota Bumi, Kec. Pasar Kemis, Kab. Tangerang. CV. Karya Bangun Wahana telah memiliki ijin usaha dari Kepada Dinas Perindustrian, perdagangan, dan pemberdayaan dunia usaha Kota Tangerang dengan SIUP Nomor 0783/PK/VII/2008  Tanggal  07 Juli 2008 dan telah terdaftar di Kantor Pelayanan Pajak Tangerang dengan Nomor NPWP 02.038.650.4-416.000. Selain itu CV. Karya Bangun Wahana memiliki Modal Kerja dengan surat dukungan keuangan dari Bank Jabar dengan No. 555/Tng-Pms/2009 dengan nilai Rp. 400.000.000 dan memiliki dua rekening yang dimanfaatkan sebagai Rekening Penampung di Bank Jabar dengan Nomor Rekening 012.001.006.1202 dan Rekening Operasional di Bank BCA.

CV. Karya Bangun Wahana merupakan perusahaan percetakkan yang menggunakan metode harga pokok pesanan (Job Order Costing) dan memiliki bidang pekerjaan meliputi pengadaan ATK, pengadaan percetakkan, pengadaan komputer, dan notebook.

Dalam bidang pekerjaannya CV. Karya Bangun Wahana menerima paket pekerjaan untuk pengadaan bahan cetakan dari berbagai instansi dan pengadaan cetakan untuk kegiatan-kegiatan penyuluhan dan media iptek. CV. Karya Bangun Wahana juga menerima pesanan dari pelanggan dan pesanan dari hasil perolehan tender.

Percetakkan seperti CV. Karya Bangun Wahana  sangat dibutuhkan seiring dengan peningkatan mutu pendidikan dan tegnologi untuk semua lapisan masyarakat baik instansi maupun masyarakat umum karena segala kegiatan pekerjaan di dunia usaha tidak pernah lepas dari kebutuhan akan alat tulis kantor dan media informasi lainnya seperti buku panduan atau buku bacaan yang harus dimiliki oleh banyak orang dalam suatu lingkup organisasi sehingga perusahaan percetakkan sangat berperan penting dalam  pengadaan buku-buku dengan jumlah banyak.

Oleh karena itu CV. Karya Bangun Wahana  selalu mengedepankan pemberian hasil yang terbaik untuk pesanan yang diterima baik dalam rancangan desain (setting) dan penyelesaian pesanan tepat pada waktu permintaan barang pesanan. Hasil barang jadi (pesanan) pada CV. Karya Bangun Wahana tidak melalui proses produksi karena alat-alat produksi disewa oleh perusahaan sehingga biaya untuk penyewaan alat-alat produksi dianggap sebagai biaya tenaga kerja langsung, sedangkan untuk bahan baku pesanan dan pembayaran listrik tempat percetakkan ditanggulangi langsung oleh CV. Karya Bangun Wahana.

1. Masalah

CV. Karya Bangun Wahana, Tangerang  merupakan perusahaan yang bergerak dalam bidang percetakan dan pengadaan barang dan masih menggunakan sistem pencatatan transaksi secara manual. Aktivitas yang cukup padat pada setiap harinya menyebabkan jumlah dokumen perhari cukup banyak. Akibat proses pencatatan akuntansi yang masih manual dan belum memadai sehingga sering timbul beberapa masalah, misalnya kemungkinan kehilangan data sangat besar dan kesulitan pencarian bukti atau dokumen transaksi karena kurangnya pengawasan terhadap arsip dokumen pendukung. Pengawasan terhadap jalur penjualan yang terjadi berdasarkan pesananpun tidak mendapatkan otorisasi yang tepat karena hanya ditangani oleh satu orang untuk menjalankan beberapa fungsi sekaligus diantaranya fungsi penjualan, fungsi pembelian, fungsi penerimaan dan fungsi penagihan. Sehingga dapat menyebabkan tejadinya kecurangan-kecurangan dalam transaksi penjualan maupun pembelian.

Kesempatan

Terkait dengan permasalahan tersebut dan untuk menciptakan sistem yang terintegrasi pada sebuah komputer, penulis diberikan kesempatan oleh pemilik perusahaan dalam hal ini manajer untuk melakukan penelitian lebih lanjut di perusahaan tersebut dan penulis mengangkat judul “Sistem Informasi Penjualan dan Pembelian Pada CV. Karya Bangun Wahana, Tangerang”

Tujuan

Tujuan dari pembuatan sebuah Sistem Informasi ini yaitu untuk memenuhi salah satu tugas mahasiswa Program DIV jurusan Komputer Akuntansi. Dimana nantinya diharapkan juga dapat bermanfaat bagi perusahaan dalam melakukan pengawasan dan pengelolaan usahanya, serta dengan adanya pembuatan perangkat sistem yang terintegrasi dengan komputer ini diharapkan juga dapat membantu kesulitan yang di hadapi CV. Karya Bangun Wahana dalam memperoleh informasi akuntansi yang dibutuhkan secara cepat, tepat, dan terpercaya, seperti laporan hasil penjualan harian, mingguan, maupun bulanan dan laporan pembelian.

KETERLIBATAN PERSONAL

1. Analis Sistem

Untuk menghadapi masalah pengelolaan pesanan dan pelaporan hasil penjualan dan pembelian dalam perusahaan tersebut maka saya mencoba mengembangkan sistem akuntansi penjualan dan pembelian barang menjadi suatu sistem yang terkomputerisasi. Dengan adanya sistem yang baru diharapkan dapat membantu pimpinan dan manajemen perusahaan dalam mengambil keputusan mengenai laporan penjualan yang terjadi setiap hari, setiap minggu maupun setiap bulannya. Adapun gambaran dari sistem yang sedang berjalan pada CV. Karya Bangun Wahana adalah sebagai berikut:

Gambar 3.2  Gambaran sistem  yang berjalan

2. Manajemen user

Pada sistem yang kami buat, pengguna sistem dapat ditunjuk dari siapapun karena sistem yang kami buat dengan tampilan sederhana memungkinkan dapat dijalankan oleh semua pengguna meskipun masih pemula, selain itu kami sertakan petunjuk penggunaan sistem, jadi meski ada yang tidak dimengerti dengan membaca petunjuk sistem tersebut pengguna akan bisa memahaminya. Untuk fasilitas yang kami sediakan sangat sederhana yaitu hanya sebuah komputer dan program yang kami buat tersebut. Pengguna Sistem Aplikasi akuntansi penjualan dan pembelian ini  diantaranya:

1. Pimpinan/Direktur,  yang bertugas sebagai administrator memperoleh hak akses penuh diantaranya dapat melihat transaksi yang terjadi pada hari yang yang berjalan maupun pada hari-hari sebelumnya
2. Bagian Akuntansi dan administrasi yang bertugas sebagai penginput transaksi, mempunyai hak akses terbatas diantaranya hanya bisa menangani transaksi yang terjadi pada hari yang bersangkutan dan melihat laporan pendapatan maupun pengeluaran yang terjadi

3. Manajemen system

Aplikasi system penjualan dan pembelian ini didesain menggunakan pemrograman Microsoft Visual basic 6.0, dan dirancang dengan pengolahan data menggunakan My SQL dan pelaporan menggunakan Crystal. Sistem penjualan dan pembelian ini dirancang untuk melaksanakan kegiatan pokok perusahaan yaitu penjualan dan pembelian barang secara tunai dan kredit. Kedua sistem ini terdiri dari :

1. Prosedur pencatatan penjualan dalam form penjualan
2. Prosedur penyerahan barang
3. Prosedur penerimaan barang dari penjualan tunai maupun kredit
4. Prosedur pelaporan hasil penjualan
5. Prosedur pencatatan pembelian bahan baku dalam form pembelian
6. Prosedur penerimaan barang
7. Prosedur pembayaran hutang

FASE II

MENENTUKAN KEBUTUHAN INFORMASI

Dalam mengumpulkan informasi yang dibutuhkan selama penyusunan Proyek Akhir pada CV. KARYA BANGUN WAHANA TANGERANG penulis melakukan beberapa langkah yaitu:

1. Interview manajemen, operasi dan personal

Interview dilakukan dengan pihak terkait diperusahaan dalam hal ini pemilik perusahaan selaku manajer, dan site manajer selaku orang yang menangani langsung penerimaan order transaksi penjualan dari costumer dan bagian pelaksana yang sekaligus merangkap sebagai fungsi penagihan.

2. Mengumpulan dokumen system/operasi

Selain interview kepada pihak terkait pada perusahaan, penulis juga mengumpulkan beberapa dokumen guna mendukung keakuratan informasi yang didapat sebelumnya. Pada fase ini penulis mengumpulkan beberapa dokumen yang dijadikan referensi dalam membangun system aplikasi penjualan dan pembelian, sebagai contoh mencari beberapa referensi buku yang berkaitan dengan software atau aplikasi yang akan digunakan membuat program tersebut. Selain itu penulis juga mencari beberapa dokumentasi dan bukti-bukti transaksi yang berkaitan dengan prosedur penjualan dan pembelian yang telah dilaksanakan oleh CV. Karya Bangun Wahana.

3. Menggunakan quisioner

Sejauh ini penulis melakukan dua langkah yang telah dijelaskan diatas. Untuk penggunaan quisioner sendiri penulis belum melakukannya karena pengumpulan informasi masih bisa dilakukan langsung kepada pihak terkait.

4. Mengamati system dan keterlibatan personal

Pada fase ini penulis mengamati sistem serta keterlibatan sistem tersebut sebagai proses berinteraksi dengan empat Entity yaitu Calon Pelanggan, Karyawan Pelaksana, Bagian Administrasi, Bagian Keuangan, dan Pimpinan/Direktur.

Sistem menerima Input berupa :

• faktur pengiriman barang kepada pelanggan
• Surat order pembelian
• pencatatan pembelian bahan baku

Sistem mengeluarkan Output berupa :
•    Informasi pengiriman barang

• Informasi biaya-biaya yang dikeluarkan untuk pembelian bahan baku
• Laporan hasil penjualan yang terjadi pada periode tertentu sesuai dengan yang diinginkan.

5. Menggunakan pertanyaan who, what, where, when, how dan why

Pada fase ini penulis menyediakan beberapa pertanyaan yang nantinya akan dijadikan sebagai alat pembantu menyelesaikan tujuan akhir dari proses pembuatan system aplikasi yang akan dibuat. Berikut ini contoh beberapa pertanyaan tersebut antara lain :

1. (what) Apa tujuan dibuatnya aplikasi system penjualan dan pembelian ini?
2. (why) Mengapa kita perlu membuat pencatatan proses penjualan dan pembelian secara  komputerisasi ?

1. (where) Dimana program aplikasi ini akan dijalankan?
2. (when) Kapan program aplikasi ini dipergunakan?
3. (how) Bagaimana cara menyajikan laporan agar labih akurat?
4. (Who)Siapa saja pengguna dalam sistem yang dibuat?

« Asumsi Peranan Menganalisis Sistem

Jadwal Penyusunan PA »